- De forskjellige verktøyene har vært i bruk lenge, hver for seg, men nå samler vi alt i en modul. Samtidig pusser vi opp og forbedrer hvert enkelt verktøy og gjør det brukervennlig på alle plattformer – PC-er, nettbrett og mobiltelefoner, forteller Sigmund Lunde. 

Pims Collaboration blir stadig forbedret og løsningen er tatt i bruk internt i Omega. Den er også tilgjengelig for så vel kommersielle kunder som frivillige lag og foreninger. 

- Vi gjorde modulen tilgjengelig for våre medarbeidere ved årsskiftet. Etter hvert som de gjør seg kjent med bruken av Pims Collaboration ønsker og håper vi de vil introdusere den som et godt verktøy for frivillige organisasjoner der de måtte delta, og på sikt vil vi også aktivt tilby modulen til kommersielle kunder, sier Lunde. 

Hva er Pims Collaborations?

Pims Collaboration er en samling av verktøy for digital samhandling. Dette er de ulike Pims Collaboration-komponentene: 

• Teamdoc er et generelt samhandlingsverktøy hvor en gruppe kan dele informasjon, aksjoner og dokumenter. Verktøyet er egnet for større prosjekt og prosesser som gjerne har en varighet på uker eller måneder. Teamdoc gjør deg uavhengig av mail og felles fildelingsområder og samler trådene i en strukturert minidatabase med tilgang fra web og mobil. Den gamle versjonen av TeamDocuments erstattes nå med Teamdoc, og blir en oppgradert løsning som tilbyr flere muligheter. Improve, et forbedringsverktøy, blir også pakket inn i Pims-modulen for å sikre at alle ideer og klager blir hørt og bearbeidet.
• Improve er et verktøy spesialisert for forbedringsarbeid. Basis er at man oppretter en «issue» og setter i gang en standardisert prosess for å arbeide med den spesifikke «issue» (review, add actions, complete actions and verification of result). Hver enkelt «Issue» kobles mot et område, hvor en område-ansvarlig sørger for å se over bearbeidingsprosessen og opprette oppgaver som fordeles til de rette personene. 
• Agenda er et verktøy laget for å effektivisere møtekulturen i bedrifter  og er  spesielt rettet mot planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter. Man oppretter en Agenda og legger inn deltakere. Flere kan samhandle om forarbeidet til selve møtet med innspill, forslag til beslutninger og relaterte dokumenter. Under møtet brukes Agenda for å holde fokus på sakene/diskusjonene. Etter møtet hjelper Agenda verktøyet med godkjenningsprosess og distribusjon av møtereferater. Agenda er et verktøy laget for å effektivisere møtekulturen i bedrifter 
• Actions tilbyr en generell oversikt over aktuelle oppgaver og informasjon fra de forskjellige komponentene. Aksjoner og oppgaver som opprettes i alle de tre Pims Collaboration-komponentene, legges automatisk på et felles område slik at brukeren alltid har oversikten tilgjengelig. Alle brukerne vil få sine aksjoner i sin egen «Actions Inbox». Aksepterte aksjoner legges i en egen liste hvor man kan endre status til «Started» etter hvert som man begynner på forskjellige aksjoner. Dette gjør det mulig å følge opp raskt slik at de riktige aksjonene blir prioritert. 

Ulike verktøy

Det er kjente verktøy som samles i Pims Collaboration – Teamdoc, Improve, Agenda og Actions. 

- Agenda er kanskje ikke så kjent, men det skyldes ganske enkelt at vi har endret navn på et av de sist utviklede verktøyene våre. Teamnotes var navnet inntil vi ved nyttårstider valgte å endre dette til det litt mer passende navnet Agenda, forteller Lunde. 

Agenda er et verktøy spesielt laget for planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter. 

- Den ansvarlige for et møte oppretter en Agenda og inviterer aktuelle deltakere og gir tilgang til møtedokumentet. Deltakerne inviteres til å bidra i forarbeidet til selve møtet, komme med innspill, forslag til beslutninger og å legge til relaterte dokumenter. Under selve møtet brukes Agenda for å holde fokus på sakene/diskusjonene. I etterkant holder Agenda orden på godkjenningsprosessen og distribusjonen av møtereferater, forklarer Lunde. 

Generell samhandling 

Teamdoc har vært i bruk i mange år både internt i Omega og ute hos kunder, lag og foreninger. Lunde beskriver verktøyet som et generelt samhandlingsverktøy hvor en gruppe kan dele informasjon, aksjoner og dokumenter. 

- Teamdoc er egnet for større prosjekter og prosesser som gjerne har en varighet på uker eller måneder. Fordelen med dette verktøyet er blant annet at man gjør seg uavhengig av mail og fildelingsområder og samler trådene i en strukturert, mini-database med tilgang for alle deltakerne fra web og mobil, forklarer Lunde. 

De fleste bedrifter, lag og foreninger har fokus på forbedringer og forbedringsarbeid. Et av verktøyene i Pims Collaboration er utviklet for dette formålet. 

- I Improve kan brukerne opprette saker og komme med forbedringsforslag. Innspillene blir vurdert, eventuelle aksjoner settes opp og tildeles den eller de som har ansvaret for de aktuelle sakene eller saksområdene. Saksbehandlingen videre loggføres i verktøyet og avsluttes først når saken er løst eller alle involverte parter er enige om en avslutning, forteller Lunde. 

Aksjoner i alle moduler 

Aksjoner opprettes og tildeles saksansvarlige både via Improve og de øvrige modulene i Pims Coallaboration. 

- Blir man tildelt en aksjon i en av modulene, kommer denne opp i «Action Inbox» når man logger inn på www.pims.no. Når den som får tildelt en aksjon aksepterer tildelingen, legges denne i en egen liste med aksepterte aksjoner hos vedkommende. Så snart aksjonen påbegynnes, settes den i status «Started» og gjør det på den måten mulig å følge opp at de riktige aksjonene blir prioritert, slutter Lunde.