Kjente verktøy som Teamdocs, Improve og Agenda (tidligere Teamnotes) er nå pakket inn i en og samme verktøykasse; Pims Collaboration.

- De forskjellige verktøyene har vært i bruk lenge, hver for seg, men nå samler vi alt i en modul. Samtidig pusser vi opp og forbedrer hvert enkelt verktøy og gjør det brukervennlig på alle plattformer – PC-er, nettbrett og mobiltelefoner, forteller Sigmund Lunde. 

Hva er Pims Collaborations?

Pims Collaboration blir stadig forbedret og løsningen er tatt i bruk internt i Omega. Den er også tilgjengelig for så vel kommersielle kunder som frivillige lag og foreninger. 

- Vi gjorde modulen tilgjengelig for våre medarbeidere ved årsskiftet. Etter hvert som de gjør seg kjent med bruken av Pims Collaboration ønsker og håper vi de vil introdusere den som et godt verktøy for frivillige organisasjoner der de måtte delta, og på sikt vil vi også aktivt tilby modulen til kommersielle kunder, sier Lunde. 

Pims Collaboration er en samling av verktøy for digital samhandling. Pims Collaboration består av følgende komponenter: 

Teamdoc  

Et generelt samhandlingsverktøy hvor en gruppe kan dele informasjon, aksjoner og dokumenter.

Teamdoc har vært i bruk i mange år både internt i Omega og ute hos kunder, lag og foreninger. Lunde beskriver verktøyet som et generelt samhandlingsverktøy hvor en gruppe kan dele informasjon, aksjoner og dokumenter. Den gamle versjonen av TeamDocuments erstattes nå med Teamdoc, og blir en oppgradert løsning som tilbyr flere muligheter. 

 - Teamdoc er egnet for større prosjekter og prosesser som gjerne har en varighet på uker eller måneder. Fordelen med dette verktøyet er blant annet at man gjør seg uavhengig av mail og fildelingsområder og samler trådene i en strukturert, mini-database med tilgang for alle deltakerne fra web og mobil, forklarer Lunde. 

Improve

Et verktøy spesialisert for forbedringsarbeid.

De fleste bedrifter, lag og foreninger har fokus på forbedringer og forbedringsarbeid. Pims Collaboration-vertkøyet Improve er utviklet for dette formålet. Basis er at man oppretter en «issue» og setter i gang en standardisert prosess for å arbeide med den spesifikke «issue» (review, add actions, complete actions and verification of result). Hver enkelt «Issue» kobles mot et område, hvor en område-ansvarlig sørger for å se over bearbeidingsprosessen og opprette oppgaver som fordeles til de rette personene.

- I Improve kan brukerne opprette saker og komme med forbedringsforslag. Innspillene blir vurdert, eventuelle aksjoner settes opp og tildeles den eller de som har ansvaret for de aktuelle sakene eller saksområdene. Saksbehandlingen videre loggføres i verktøyet og avsluttes først når saken er løst eller alle involverte parter er enige om en avslutning, forteller Lunde.

Agenda

Et verktøy laget for å effektivisere møtekulturen i bedrifter og er spesielt rettet mot planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter. 

Man oppretter en Agenda og legger inn deltakere. Flere kan samhandle om forarbeidet til selve møtet med innspill, forslag til beslutninger og relaterte dokumenter. Under møtet brukes Agenda for å holde fokus på sakene/diskusjonene. Etter møtet hjelper Agenda verktøyet med godkjenningsprosess og distribusjon av møtereferater. Agenda er et verktøy laget for å effektivisere møtekulturen i bedrifter.

 - Agenda er kanskje ikke så kjent, men det skyldes ganske enkelt at vi har endret navn på et av de sist utviklede verktøyene våre. Teamnotes var navnet inntil vi ved nyttårstider valgte å endre dette til det litt mer passende navnet Agenda, forteller Lunde.

Samler aksjonene

Actions vil gi en generell oversikt over aktuelle oppgaver og informasjon fra de forskjellige komponentene i Pims Collaborations 

 Aksjoner og oppgaver som opprettes i alle de tre overnevnte Pims Collaboration-komponentene, legges automatisk på dette  felles område slik at brukeren alltid har oversikten tilgjengelig. Alle brukerne vil få sine aksjoner i sin egen «Actions Inbox». Aksepterte aksjoner legges i en egen liste hvor man kan endre status til «Started» etter hvert som man begynner på forskjellige aksjoner. Dette gjør det mulig å følge opp raskt slik at de riktige aksjonene blir prioritert. 

 - Blir man tildelt en aksjon i en av modulene, kommer denne opp i «Action Inbox» når man logger inn på www.pims.no. Når den som får tildelt en aksjon aksepterer tildelingen, legges denne i en egen liste med aksepterte aksjoner hos vedkommende. Så snart aksjonen påbegynnes, settes den i status «Started» og gjør det på den måten mulig å følge opp at de riktige aksjonene blir prioritert, slutter Lunde.