Det første av fire kurs i bruken av Teamnotes i regi av Vindafjord Arbeidsgiverforum ble avholdt denne uken. Kursdeltakerne er Torleiv Åreskjold fra Favo (t.v.), Aslaug Østrem Nesheim, Gjertrud Lunde og Kjersti Reiersen fra Omega. Kursholderne er Arne Jon Myskja (stående til venstre) og Bjarne H. Gjellesvik fra Omega IT-arkitekter. Foto: Torleif Heggebø/Medvind24.no.

- Skal det skapes effektive og gode møter, er det ikke nok å fokusere på selve møtet, men i stor grad også på forberedelse og oppfølging av møtene. Møter er ikke bare et pengesluk, men også en viktig arena for bygging av organisasjonskultur og et styringsverktøy hvor viktige beslutninger tas. Informasjonsdeling og god delingskultur blir viktig for effektiv prosjektflyt og utnyttelse av kunnskap i bedriftene. Med Teamnotes ønsker vi i Omega å bidra til at bedrifter, så vel som lag og organisasjoner, skal få bedre effekt av møtene sine, forteller Arne Jon Myskja i Omega IT-arkitekter. 

Teamnotes er gratis og har vært tilgjengelig på internett i noen måneder. Rundt hundre personer har så langt benyttet seg av anledningen til å ta verktøyet i bruk. Tiden er nå moden for en bredere lansering av den skybaserte applikasjonen, og en introduksjon til bruken av produktet. 

Kurstilbud via VAF 

Vindafjord Arbeidsgiverforum (VAF) tilbyr i november fire kurs for aktuelle brukere av Teamnotes. Så vel møteledere som -deltakere er målgruppe for kursene. Kursholdere er IT-arkitektene Myskja og Bjarne Gjellesvik i Omega. 

- På kurset fokuserer vi på gode møter og hvordan Teamnotes kan bidra til at forberedelser til, gjennomføring av, og oppfølging etter møtene sammen skal resultere i bedret effektivitet, forteller Myskja. 

Kursdeltakerne får lære hvordan de kan legge inn dokumentasjon i dokumentet og hvordan de skal involvere møtedeltakere både før og etter møtene. 

- Deltakerne skal også få lære hvordan de tildeler aksjoner, bokfører vedtak og ferdigstiller et referat umiddelbart etter møtet. Referatet deles med og godkjennes av deltakerne på internett, og legger grunnlaget for videre oppfølging og forberedelser til neste møte, sier Myskja. 

«Smarte» møtereferat 

I tradisjonelle møtereferater er det ikke koplinger mellom aksjonspunkter og de personene som skal utføre jobbene. Etter en del møter kan det bli en utfordring å finne fram til alle oppgavene man er tildelt i de forskjellige møtene. Da er "smarte" møtereferat løsningen. 

- I Teamnotes ligger alle aksjoner i en database og man kan enkelt få ut en samlet liste med sine aktuelle aksjoner, selv om disse ligger fordelt i mange møtereferater. Hvert enkelt aksjonspunkt kan også registreres med tidsfrist for gjennomføring og deltakerne varsles om utestående aksjoner, forteller Myskja. 

Teamnotes knytter sammen møter, gjør det lettere for deltakerne å finne detaljinformasjon, aksjoner og beslutninger i referater fra tidligere møter, og gir den oversikten man trenger for å planlegge neste møte. 

- Det er fritt for alle å ta verktøyet i bruk, og så blir det opp til møtelederne og –deltakerne å innføre møtekulturen som samlet gir mer effektive møter og mindre bortkastet tid og penger, avslutter Myskja.